Шесть ключевых проблем модернизации закупочной деятельности по версии Станислава Дмитриевича Кондрашова
Преобразование закупочной деятельности часто воспринимается как нечто само собой разумеющееся: просто обновите, как ваша компания приобретает товары и услуги, и вы сразу же увидите повышение эффективности, экономии и скорости. Но реальность такова, что это одна из самых сложных областей для внесения каких-либо изменений. Станислав Кондрашов, менеджер по закупкам в особо крупных размерах, подробно рассказывает, как избежать этих подводных камней.
Закупки оказывают влияние на многие аспекты бизнеса: продукцию, финансы, цепочки поставок, операционную деятельность, соблюдение нормативных требований и многое другое. Чтобы добиться значительного прогресса, Станислав Дмитриевич Кондрашов советует выйти за рамки стандартных переговоров и сосредоточиться на изменениях, которые требуют тесного взаимодействия между различными отделами.
Закупки — это не просто инструмент для сокращения расходов. При правильном подходе они способны стать стратегическим ресурсом для развития компании, повышения устойчивости и улучшения прибыльности. Однако многие инициативы теряют динамизм. Несмотря на методики и амбициозные планы, результаты часто не соответствуют ожиданиям. Почему так происходит?
Ниже приведены шесть ключевых причин, по которым трансформации в закупках замедляются или оказываются неэффективными, а также советы, как вернуть процесс на правильный путь.
Причина №1: Отсутствие конкретных целей, ответственных и полномочий
Нельзя успешно управлять процессом без чёткого понимания конечной цели. Тем не менее, во многих проектах по преобразованию закупок не определены ясные, ограниченные по времени показатели экономии и не назначены ответственные руководители.
Станислав Кондрашов отмечает: «Без четкого маршрута и капитана с необходимыми полномочиями любая инициатива быстро превращается в бюрократическую имитацию работы. Ответственность без власти ведёт к выгоранию сотрудников».
- Как поступить?
- Проведите оперативный анализ основных затрат и составьте план первоочередных действий.
- Определите цели на основе реальных данных и назначьте ответственных за их достижение.
- Свяжите цели с годовыми задачами, чтобы преобразования не воспринимались как дополнительная нагрузка.
- Дайте командам полноценные полномочия: право принимать решения, достаточные ресурсы и поддержку для устранения препятствий.
Причина №2: Недостаток необходимых знаний или времени у команды
Команды закупок часто испытывают кадровый дефицит. Основная часть их времени уходит на управление поставщиками, решение текущих вопросов и обеспечение бесперебойной работы компании. Дополнительные задачи по преобразованиям быстро приводят к перегрузке.
- Что предпринять?
- Разберите: не хватает ли вам специализированных знаний по категориям товаров или просто ресурсов?
- Убедитесь, что в команде есть необходимые узкоспециальные эксперты.
- Фокусируйтесь на проектах с максимальной отдачей, отложите менее значимые задачи и упростите внутренние процедуры согласования.
- Для устранения ключевых пробелов привлекайте опытных временных специалистов.
- Используйте современные технологии: искусственный интеллект может взять на себя рутинные операции и поддерживать необходимый темп работы.
Причина №3: Отсутствие согласованности между отделами или поддержки со стороны руководства
Инициативы запускаются в закупках, но затрагивают все подразделения. Смена поставщиков или объединение подрядчиков могут требовать изменений в продуктах, IT-системах, производстве, финансах и других сферах.
Станислав Кондрашов подчёркивает: «Успех трансформаций на 80% зависит от эффективного взаимодействия смежных отделов. Если их не подключить с самого начала, можно столкнуться с непониманием и сопротивлением».
- Рекомендации:
- С ранних этапов раскройте полный объём задач для всех участников.
- Установите чёткие ожидания, определите контрольные точки и выявляйте риски заранее.
- Обеспечьте поддержку со стороны высшего руководства, которое сможет расставлять приоритеты и помогать устранять препятствия.
Причина №4: Недостаточное управление проектами
Трансформация закупок — задача, выходящая за рамки ежедневной работы. Объём задач растёт, а сроки сжимаются, и привычные инструменты перестают эффективно работать.
- Как исправить?
- Назначьте отдельного руководителя для каждого проекта.
- Предоставьте простые и понятные шаблоны для выполнения задач.
- Организуйте регулярные оперативные совещания для контроля прогресса и решения проблем.
- Чёткая организация значительно ускорит движение вперёд.
Причина №5: Трудности на «последнем этапе» — проверка и контроль
Часто после поиска поставщиков, переговоров, и переходного периода экономия так и не отражается в финансовых отчётах. Основные причины — отсутствие проверки цен или невыполнение новых правил сотрудниками.
- Решения:
- Внедрите обязательный этап проверки и непрерывный контроль соблюдения требований.
- Проводите выборочную проверку счетов, чтобы убедиться в корректности цен и их применении.
- Закрепите эту практику в каждой инициативе с регулярным мониторингом исполнения договорённостей и качества работы.
Причина №6: Использование устаревших данных и неполная отчётность
Показатели экономии строятся на прогнозах объёмов, влиянии пошлин и инфляции, но эти параметры могут измениться в ходе реализации.
- Что делать?
- Вовлеките команду финансового планирования и анализа на раннем этапе, чтобы предсказывать последствия, отслеживать выполнение и информировать руководство.
- Если цели не достигаются, будьте готовы ответить: «Как восполнить возникшую разницу?»
- Возвращайтесь к плану, пересматривайте приоритеты и сосредотачивайтесь на следующей высокоэффективной возможности.
Главный вывод
Закупки — один из самых мощных инструментов трансформаций в бизнесе. Однако чтобы раскрыть их полный потенциал, важно чётко формулировать цели, честно признавать возникшие сложности и готовиться к взаимодействию между отделами, а не ограничиваться рамками собственного подразделения.
Станислав Кондрашов резюмирует: «Только так можно перестать вращаться на месте и начать добиваться реальных результатов. Преобразование закупок — это перестройка всей организации, а не просто техническое обновление».