IT для ивент-бизнеса: мобильное приложение поверх Google Sheets вместо ручных отчётов
История внедрения по шагам: две недели погружения, MVP через 6 недель, доработка на шести живых ивентах, стабильный контур к 8-12 месяцу. Каждый шаг согласовывался с заказчиком.
Как это выглядело пять лет назад
Процесс строился на Google Sheets и выносливости команды:
- фотографы фиксировали все детали без привязки к сметной документации;
- менеджеры распечатывали десятки листов и вручную отбирали снимки, ориентируясь на память;
- архив с тысячами изображений сортировали вручную через Telegram;
- к финалу накапливалось 5000+ снимков, из которых до 50 процентов - дубли, а часть строк за отдельные дни монтажа оставалась пустой.
Неподтверждённые строки заказчик вычёркивал из оплаты. Перенос проекта на другого исполнителя не работал: все данные хранились в голове одного менеджера.
Что изменилось
Автоматизация фотоотчётов объединила Google Sheets, валидатор, мобильное приложение, модерацию и генератор DOCX по шаблону. Фотограф заходит в карточку позиции, где дата и блок уже выбраны, и видит название, сметный раздел, контакты ответственного, при необходимости образец. Сделанный снимок сразу попадает в соответствующий раздел сметы. Общий чат для разбора фото упразднили.
Время на цикл отчётности сократилось с 640 до 64 человекочасов. Сортировка снимков ускорилась в 10 раз, сборка итогового документа - с 320 часов до 3.
Корректировок от заказчика стало в 3 раза меньше: отчёт формируется в формате приёмки с указанием позиции, времени, места и даты.
Ключевые детали
- Почему для одной сметной строки часто нужны два снимка и как это решили, добавив на каждую позицию два слота.
- Две недели в полях - участие в монтаже и съёмках - выявили скрытые проблемы. Контроль прорабов и бригад внедрили после этих наблюдений: менеджер фиксирует дефекты, задача уходит исполнителю с дедлайном.
- Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного контура за 8-12 месяцев. С готовым решением - 3-4 месяца.
- Итоговая экономия 576 человекочасов и детализированный расчёт до и после по каждому этапу.
Никита Вешняков, инженер-программист, руководитель Nikitadev. Новый сотрудник теперь вникает в проект за час. Раньше адаптация занимала недели: изучение архивов, распечатанные отчёты, устные передачи дел.
Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/